“Verket är på rätt väg”

För en vecka sedan skrev Svensk Farmaci om den kritik som Läkemedelsverkets medarbetare Mikael Andersson, senior expert och preklinisk utredare, framförde samma dag på myndighetens internwebb.

Vi återpublicerade också hans text här på sajten.

Med anledning av detta erbjöd vi förstås Läkemedelsverkets ledning att bemöta kritiken.

I fredags träffade vi Enrique Arias, förvaltningsdirektör, Thomas Ekvall, HR-direktör, och Bengt Wittgren, ställföreträdande generaldirektör, från Läkemedelsverkets ledningsgrupp för att ställa frågor baserade på Mikael Anderssons “brandfackla”.

Medarbetare på Läkemedelsverket har tidigare beskrivit att det inte gått att framföra kritiska synpunkter internt på LV. Men nu har Mikael Andersson gjort det – hur ser ni övergripande på kritiken som han framför och sättet som den framförs på?

– Vi ser positivt på att åsikter framförs och har infört ett öppet forum på intranätet som en kanal för att fånga in åsikter i stort och smått. Det har fungerat bra hittills. Vi tar de här synpunkterna på allvar och har bjudit in till en frågestund i eftermiddag (i fredags, reds anm) med anledning av brevet.

– Vi delar mycket av den bakgrundsbeskrivning som Mikael Andersson gör vad gäller omvärlden. Han har helt rätt i att vi inte förstärkt mycket på senare tid på tillståndssidan. I höst kommer vi därför att inleda en så kallad flödesanalys inom verksamhetsområde Tillstånd.

Som antagligen leder till ännu en omorganisation?

– Nej, det är inget som vi diskuterat. Men genomgången är en förutsättning för att åstadkomma balans mellan processer, arbetsflöden och bemanning.

Apropå det, Läkemedelsverkets arbetsordning har förändrats minst 12 gånger sedan 2008. Mikael Andersson pekar på ”ständiga omorganisationer”. Kommentar?

– Grunden är hela tiden verksamhetens behov. Vi har en omvärld som snabbt förändras, vilket också våra uppdragsgivares krav gör. Men det är naturligtvis inte hälsosamt att omorganisera för sakens skull. Det finns risker att för många omorganisationer påverkar personalen negativt.

– Antalet förändringar i arbetsordningen är dock inte det bästa måttet. Vissa av dessa har varit relativt små. Vi har nyligen stoppat en planerad omorganisation inom Tillstånd (se denna artikel, reds anm) som väckte reaktioner.

– De stora förändringarna på Läkemedelsverket har gjorts i treårscykler, 2009 och nu senast 2012. Den senaste förändringen innebar att vi förde in ett livscykelbegrepp i verksamheten. Den förändringen är något som stärkt oss på flera sätt, något som en intern utvärdering också visade i somras.

Mikael Andersson pekar på att ledningen är svag när det gäller erfarenhet av verkets kärnverksamhet, arbetet med godkännanden och säkerhetsuppföljning.

– Det är sant såtillvida att vi inte har någon utredarerfarenhet i ledningen. Ett övergripande ansvar behöver förstås inte kräva specifik detaljkunskap om alla delar. Men här är det viktigt att vi är lyssnande, och man kan kanske fråga sig om vi varit tillräckligt lyssnande. Jag tror absolut att vi systemmässigt kommer att ha förmåga att optimera våra flöden inom den här verksamheten efter den analys som nu ska inledas.

– Man får inte glömma våra stora pågående satsningar inom ledarskap och arbetsmiljöarbete. Ledarskap går också hand i hand med det vetenskapliga ledarskapet.

Enligt Mikael Andersson har Läkemedelsverket börjat tappa inom sin kärnverksamhet, och ledningen ska ha gett signalen ”fortsätt göra så mycket som möjligt med så liten arbetsinsats som möjligt för att maximera inkomster till andra områden”.

– Att vi tappar stämmer inte med resultaten från ett aktuellt projekt som studerar Läkemedelsverkets roll i Europa. Här såg vi en fortsatt positiv utveckling. Att jobba smartare och i vissa fall mindre behöver inte alltid vara fel. Det kan exempelvis handla om att inte alltid ta ”corapportörskap” som kan vara lika jobbtunga som att vara huvudrapportör men inte lika intäktsbringande.

– Vi behöver lägga pengarna där de gör mest folkhälsonytta. Så det vi behöver är en strategisk hållning, snarare än att vi ska ”sluka allt”. De uppdrag vi tar behöver behöver också relateras till de områden där vi är starkast.

Verket har expanderat väldigt snabbt på senare tid, bland annat kopplat till nya uppdrag. På bara två år har över 200 personer anställts. Cirka 800 personer finns på anställningslistan idag. Kommer det här att fortsätta?

– Expansionen har varit balanserad med intäkter, och bidrar inte till någon ekonomisk obalans. Men någon stor fortsatt tillväxt vad gäller personal är inte att vänta nu. Den stora expansionen kan ge växtvärk i organisationen vilket kräver ett avancerat ”flödestänk”. Det ställer också stora krav på våra stödfunktioner.

Anställningsstopp?

– Nej, men nuvarande struktur är ganska ändamålsenlig och en kraftig tillväxt är ej att vänta. Vi behöver förstås också prioritetera andra satsningar än personell expansion. Vi har i viss mån tidskrävande, obsoleta system och vi gör inom kort en förnyad satsning på ett nytt dokumenthanteringssystem.

Det har varit en mycket stor personalomsättning i Läkemedelsverkets ledningsgrupp på senare år. Varför?

– Sett i ett stort perspektiv är det inte så konstigt, med tanke på de kraftigt förändrade kraven på myndigheten. Men det är klart att det kan upplevas som ”ryckigt”. Arbetet har förändrats, vi har rört oss från förvaltning, ekonomi och ”småfrågor” i riktning mot kärnverksamhet och strategiska frågor.

Tidigare medlemmar av ledningen som slutat på verket har vittnat om rädsla och ett dåligt arbetsklimat i ledningsgruppen. Hur skulle ni beskriva arbetsklimatet?

– Vi kan bara uttala oss om nuläget. Det råder ett öppet och bra klimat där vi kompletterar varandra. Det är högt till tak och inte lågt till golv. Vi arbetar mycket med feedback och har ett tydligt strategiskt fokus.

De sista åren har vi kunnat ta del av många missnöjesyttringar inifrån Läkemedelsverket. Det har skickats anonyma kritiska brev och anmälningar till Arbetsmiljöverket. I en lång rad tidningsartiklar i fackpress som Svensk Farmaci och lokaltidningen UNT har ledningen och arbetsmiljön på LV ifrågasatts. Medarbetarundersökningarna visar också på ett sviktande förtroende för ledningen på flera håll inom verket.

Det tycks aldrig ta slut. Vad beror det här på?

– Jag vill se det som att det gått åt rätt håll sedan 2012. Kopplat till vår satsning på ledarskap och ledarutveckling har vi har nu fått en dramatiskt förbättrad debatt internt. Att många nya personer kommit in utifrån har bidragit. Visst kan man se det som att ett bottennapp nåddes 2012, men med startpunkt i medarbetarundersökningen hösten 2012 har vi flyttat fram positionerna, inte minst via den stora ledarskapssatsningen. Vi är helt klart på rätt väg nu. Våren 2014 får vi via en medarbetarundersökning se vilken ”return of investment” vi fått.